Персональные данные работников и кандидатов: вопросы кадровых служб
Резюме и анкеты кандидатов, копии документов, зарплатный проект, аутсорсинг, ЭДО, запросы госорганов, биометрия и видеонаблюдение, утечки, сроки хранения, ИИ в подборе, компенсация морального вреда, проверки ГИТ и РКН.
29 вопросовСверено 10 октября 2026 г.
- Резюме кандидата Нужно ли согласие кандидата на обработку резюме, которое он сам прислал? Безопаснее получить. Роскомнадзор в разъяснениях от 14.12.2012 о данных соискателей требует согласия на период принятия решения о приёме и освобождает от него…
- Анкета кандидата Какие сведения можно спрашивать в анкете кандидата, а какие нельзя? Только те, что нужны для оценки деловых качеств и оформления приёма. ТК РФ запрещает получать сведения, относящиеся к специальным категориям (взгляды…
- Копии документов при приёме Можно ли снимать и хранить копию паспорта, СНИЛС и диплома при приёме на работу? Единой официальной позиции нет, и согласие работника от претензий Роскомнадзора не защищает, поэтому копии стоит хранить только тогда, когда без них не…
- Рекомендации с прежнего места работы Можно ли запросить характеристику у прежнего работодателя и что тот вправе ответить? Только с письменного согласия кандидата. Данные о работнике получают у него самого; если их можно получить только у третьей стороны, работника заранее…
- Резюме отказников и кадровый резерв Сколько хранить резюме и анкеты тех, кого не взяли на работу: 30 дней или год? Это коллизия, и решать её нужно осознанно. 152-ФЗ требует уничтожить данные в течение 30 дней после достижения цели, если иное не предусмотрено договором, иным…
- Зарплатный проект Нужно ли согласие работника на передачу его данных в банк по зарплатному проекту? Зависит от того, кто выбрал банк. По ч. 3 ст. 136 ТК РФ кредитную организацию указывает сам работник, письменно сообщив работодателю новые реквизиты не позднее…
- Кадровый и бухгалтерский аутсорсинг Можно ли без согласия работников передать кадровый учёт и расчёт зарплаты на аутсорсинг? По позиции Роскомнадзора — нельзя: нужны письменное согласие работников и договор поручения.
- Командировки, ДМС, обучение Нужно ли согласие работника, чтобы передать его данные гостинице, перевозчику, страховой по ДМС или учебному центру? Для ДМС и внешнего обучения — да, для командировок — по позиции РКН нет, но на практике его тоже лучше получить.
- Данные родственников Нужно ли согласие родственников работника, если их данные есть в личной карточке, в заявлении на вычет или в контакте на экстренный случай? В пределах того, что требует закон, — нет; сверх этого — да. Роскомнадзор в разъяснениях от 14.12.2012 указывает, что сведения о родственниках в объёме…
- Корпоративный портал Можно ли публиковать дни рождения, фото и контакты сотрудников на корпоративном портале и во внутреннем справочнике? Можно, если доступ ограничен работниками и это оформлено локальным актом, но фото и даты рождения лучше публиковать с согласия.
- Копии документов и запрос работника Работник просит копии своих документов и сведения о том, как обрабатываются его данные. В какие сроки отвечать? Копии документов, связанных с работой, — не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления, бесплатно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
- Кадровый ЭДО Нужно ли согласие работника на электронный кадровый документооборот? Да, для тех, кто работал до 2022 года. Перевод на кадровый ЭДО возможен только с письменного согласия работника; отказ от согласия, как и молчание, означает…
- Запросы госорганов Обязан ли работодатель отвечать на запросы полиции, приставов, прокуратуры и суда о работнике? Да, если запрос основан на полномочиях, предоставленных федеральным законом. ТК РФ разрешает сообщать данные работника без его согласия в случаях…
- Обязательная отчётность Какие сведения о работниках работодатель обязан передавать без их согласия: военкомат, Социальный фонд, налоговая, МВД? Обязательная отчётность и учёт по закону согласия не требуют: это обработка для исполнения обязанностей, возложенных законом на оператора (п. 2 ч. 1 ст. 6…
- Инвалидность и беременность Обязан ли работник сообщать работодателю об инвалидности, беременности, ИПРА? Нет. Это сведения о здоровье, и работник раскрывает их добровольно, когда хочет воспользоваться гарантиями.
- Биометрический пропуск Можно ли пускать работников в офис по отпечатку пальца или распознаванию лица? Можно, только с письменного согласия каждого работника и с альтернативным способом прохода для тех, кто согласия не дал.
- Видеонаблюдение в офисе Можно ли вести видеонаблюдение за работниками в офисе и что под запретом? Можно в рабочих помещениях, открыто и с локальным актом; нельзя скрыто и в местах, где камеры нарушают частную жизнь. По вопросу о согласии позиции расходятся.
- Полиграф и проверка соцсетей Можно ли проверять кандидатов и работников на полиграфе и по соцсетям? Полиграф — только добровольно, отказ не может иметь последствий. Проверка по соцсетям — в пределах того, что относится к деловым качествам, и с уведомлением…
- Утечка кадровых данных Расчётные листки ушли не тем людям или кадровая выгрузка оказалась в открытом доступе. Что делать? Это инцидент, о котором нужно сообщить в Роскомнадзор: в течение 24 часов — первичное уведомление, в течение 72 часов — результаты внутреннего расследования…
- Ответственность Какая ответственность грозит работодателю и кадровику за нарушения с персональными данными работников? Административная для организации и должностных лиц, дисциплинарная и материальная для работников, гражданско-правовая перед работником, а в тяжёлых случаях…
- Уничтожение кадровых документов Как уничтожать кадровые документы после истечения сроков хранения? В два слоя: по архивным правилам и по правилам о персональных данных. Сначала экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности и составляет акт о…
- Удаление данных уволенного Уволенный работник требует удалить все его данные. Что обязан сделать работодатель? Удалить то, что больше не нужно, и сохранить то, что работодатель обязан хранить по закону, сообщив об этом работнику.
- ИИ в подборе Можно ли отсеивать резюме нейросетью и проводить видеоинтервью с анализом лица, голоса и эмоций? Можно использовать ИИ как помощника рекрутера, но нельзя поручать ему решение. ТК РФ запрещает основывать решения, затрагивающие интересы работника, на данных…
- Кадровые агентства и ATS Кадровое агентство, сайт вакансий и облачная система подбора: кто оператор резюме, чьё нужно согласие и кто отвечает за утечку? У каждого участника своя роль. Сайт вакансий — самостоятельный оператор резюме, которые на нём разместил соискатель.
- Зарубежная HR-система Головной офис за рубежом требует данные работников российской компании, а кадровый учёт ведётся в международной HR-системе. Как это сделать законно? Через три последовательных шага: первичный сбор в российскую базу, согласие работников на передачу материнской компании и уведомление Роскомнадзора о…
- Общий сервисный центр группы Группа компаний ведёт кадры и зарплату всех юрлиц в общем сервисном центре. Что нужно оформить? Каждое юрлицо группы — отдельный работодатель и отдельный оператор данных своих работников.
- Профсоюз Профсоюз запрашивает списки работников, данные о зарплате и о членстве в профсоюзе. Что можно передать? Только то, что нужно профсоюзу для его функций, в порядке, установленном ТК РФ и законом.
- Моральный вред работнику Работник требует компенсацию морального вреда за разглашение его данных. Что ему причитается и как это решают суды? Компенсация положена, если нарушение доказано, а размер определяет суд. Для работника действуют сразу три основания: 152-ФЗ даёт субъекту право на возмещение…
- Проверки ГИТ и РКН Кто проверяет кадровую службу по персональным данным — трудовая инспекция или Роскомнадзор, и могут ли оштрафовать дважды? Оба органа, но за разное. Роскомнадзор — уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (ст. 23 152-ФЗ): он проверяет соблюдение 152-ФЗ и…
Материалы носят справочный характер и не являются юридической консультацией. Нормы сверены по состоянию на 10.10.2026; перед применением проверьте действующую редакцию актов.
Другие разделы
- Основы работы с ПДн
- Согласия
- Уведомления Роскомнадзора
- Права субъектов и удаление
- Сайт и онлайн сервисы
- Эксплуатация и разработка
- Защита и инциденты
- Подрядчики и сотрудники
- Специальные случаи
- Спорт и физическая культура
- Здравоохранение
- Другие отрасли
- Многосоставные случаи
- Маркетинг и продажи
- ИИ и персональные данные
- Малый бизнес и ИП
- Образование и дети
Не нашли свой случай?
Задайте вопрос PD-AI: ответ придёт со ссылками на конкретные статьи 152-ФЗ и акты Роскомнадзора