Кадровый ЭДО
Нужно ли согласие работника на электронный кадровый документооборот?
Да, для тех, кто работал до 2022 года. Перевод на кадровый ЭДО возможен только с письменного согласия работника; отказ от согласия, как и молчание, означает отказ, но дать согласие можно позже (ст. 22.2 ТК РФ). Согласие не требуется от лиц, принятых на работу после 31.12.2021, у которых на 31.12.2021 не было трудового стажа.
ЭДО вводится локальным актом с учётом мнения представительного органа работников, каждого работника уведомляют о переходе. Отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме или увольнения; такому работнику документы оформляются на бумаге. ЭДО ведётся в собственной информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России», в том числе через Госуслуги (ч. 4 ст. 22.1).
В электронный вид не переводятся трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда (ч. 3 ст. 22.1). Согласие на ЭДО — это согласие на форму документооборота, а не согласие на обработку персональных данных: обработка кадровых данных в системе ЭДО опирается на трудовое законодательство, а если система принадлежит внешнему провайдеру, нужен договор поручения (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) и соблюдение ст. 88 ТК РФ.
Практические шаги: локальный акт об ЭДО с перечнем документов; бланк согласия на ЭДО отдельно от согласия на обработку данных; учёт работников без согласия и бумажный контур для них; поручение провайдеру ЭДО и проверка, что базы находятся в России.
- Нормы
- ТК РФ, ст. 22.1 ч. 3, 4; ст. 22.2; ст. 22.3; ст. 88; 152-ФЗ, ст. 6 ч. 3; ст. 18 ч. 5
Ссылки сверены с текстом документов
Материалы носят справочный характер и не являются юридической консультацией. Нормы сверены по состоянию на 10.10.2026; перед применением проверьте действующую редакцию актов.
Смежные вопросы
- Что включить в поручение обработки персональных данных подрядчику? Обязательное содержание поручения установлено частью 3 статьи 6. В нём определяются перечень персональных данных, действия с ними и цели обработки…
- Можно ли без согласия работников передать кадровый учёт и расчёт зарплаты на аутсорсинг? По позиции Роскомнадзора — нельзя: нужны письменное согласие работников и договор поручения.
- Работник просит копии своих документов и сведения о том, как обрабатываются его данные. В какие сроки отвечать? Копии документов, связанных с работой, — не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления, бесплатно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Другие вопросы раздела «HR и кадры»
- Обязан ли работодатель отвечать на запросы полиции, приставов, прокуратуры и суда о работнике?
- Какие сведения о работниках работодатель обязан передавать без их согласия: военкомат, Социальный фонд, налоговая, МВД?
- Обязан ли работник сообщать работодателю об инвалидности, беременности, ИПРА?
- Можно ли пускать работников в офис по отпечатку пальца или распознаванию лица?
- Можно ли вести видеонаблюдение за работниками в офисе и что под запретом?
- Можно ли проверять кандидатов и работников на полиграфе и по соцсетям?