Можно ли без согласия работников передать кадровый учёт и расчёт зарплаты на аутсорсинг?

Встречается позиция, что обработчик по поручению не является «третьей стороной», потому что действует от имени работодателя. Официального подтверждения этой позиции нет: ни разъяснений РКН или Минцифры, ни судебных актов с таким выводом не найдено, и на проверке она будет оцениваться против оператора. Если согласия нет у части работников, передать аутсорсеру их данные нельзя, а вести их учёт придётся внутри.

Поручение оформляется договором и должно содержать перечень данных, действий и целей, обязанность соблюдать конфиденциальность, требования ст. 18.1 и 19, обязанность по запросу подтверждать принятые меры и уведомлять оператора об инцидентах (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Перед работником за действия аутсорсера отвечает работодатель (ч. 5 ст. 6). Если аутсорсер использует облачную учётную систему, базы с данными должны находиться в России (ч. 5 ст. 18 в ред. 23-ФЗ).

Практические шаги: отдельное согласие работника на передачу конкретному аутсорсеру с указанием его наименования и адреса (п. 6 ч. 4 ст. 9); договор поручения по ч. 3 ст. 6; сведения об аутсорсере в политике и уведомлении РКН; выгрузка только нужных полей; регламент обмена без почты и мессенджеров.