Как уничтожать кадровые документы после истечения сроков хранения?

Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236): личные дела, личные карточки и трудовые договоры — 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет для более ранних (ст. 435, 444, 445; ч. 1–2 ст. 22.1 125-ФЗ); приказы об отпусках и командировках — 5 лет, о взысканиях — 3 года (ст. 434); табели — 5 лет, при вредных условиях труда — 50/75 лет (ст. 402); согласия на обработку данных — 3 года после окончания действия или отзыва (ст. 441). Сократить срок хранения нельзя (п. 33 Правил № 77).

Документы с персональными данными уничтожаются в самой организации способом, исключающим восстановление; подтверждение утилизации прикладывается к акту о выделении к уничтожению. Акт по приказу РКН № 179 содержит оператора, ФИО субъектов или иные сведения, позволяющие их идентифицировать, категории данных, носитель или систему, способ, причину и дату уничтожения; он хранится три года (п. 8). Удаление данных из бумажного дела не освобождает от удаления их из кадровой системы, архивов почты и резервных копий.

Практические шаги: ежегодно в начале года формировать акт о выделении к уничтожению; уничтожать на шредере класса, исключающего восстановление, или через лицензированного подрядчика с актом; параллельно удалять записи в кадровой системе с выгрузкой журнала; хранить оба акта; учитывать резервные копии (Q27).