Головной офис за рубежом требует данные работников российской компании, а кадровый учёт ведётся в международной HR-системе. Как это сделать законно?

Материнская компания — третья сторона по отношению к работодателю, поэтому передача ей данных работников требует письменного согласия (ст. 88 ТК РФ), если только она не обрабатывает данные по поручению российского юрлица (тогда нужен договор поручения, и перед работником отвечают обе стороны — ч. 6 ст. 6 152-ФЗ). До начала трансграничной передачи оператор подаёт уведомление в РКН отдельно от уведомления об обработке (ч. 3 ст. 12), предварительно получив от получателя сведения о мерах защиты (ч. 5). РКН в течение 10 рабочих дней может запретить или ограничить передачу (ч. 8, 9). В страны, включённые в перечень обеспечивающих адекватную защиту, передавать можно сразу после уведомления, в остальные — после истечения этого срока (ч. 10, 11). С 265-ФЗ от 26.07.2026 критерием включения в перечень стало соответствие регулирования положениям Конвенции Совета Европы, а не участие в ней.

Удалённый доступ работников головного офиса к российской системе по подходу регуляторов тоже следует считать трансграничной передачей (прямого разъяснения нет; Минцифры относило к трансграничной передаче даже работу зарубежных метрических сервисов). Минкомсвязь в разъяснениях 2015 года (реквизиты не установлены, известны по пересказу) допускала схему «сначала в российскую базу, затем в зарубежную корпоративную систему», и письмо Минцифры 2025 года подтверждает, что после 23-ФЗ эта схема остаётся основной. Данные о здоровье работников (спецкатегория) и биометрию в зарубежную систему лучше не передавать вовсе. Нарушение порядка ст. 12 152-ФЗ само по себе влечёт административную ответственность, а не уголовную: ч. 4 ст. 272.1 УК РФ (трансграничная передача) применяется только к информации, полученной путём неправомерного доступа или иным незаконным путём.

Требования закона: российская мастер-система для первичного ввода; согласие на передачу материнской компании по ст. 88 ТК РФ отдельным документом; уведомление РКН по ст. 12 до начала передачи; сведения о трансграничной передаче в уведомлении по ст. 22 и в политике. Практические рекомендации: передавать в глобальную систему минимальный набор (ФИО, должность, грейд, подразделение), не передавать паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса и сведения о здоровье; хранить обоснование выбора страны получателя.