Можно ли снимать и хранить копию паспорта, СНИЛС и диплома при приёме на работу?

При приёме работник предъявляет документы из закрытого перечня ч. 1 ст. 65 ТК РФ, а требовать иные документы запрещено (ч. 3 ст. 65). Предъявление не означает обязанности работодателя снимать копии: для оформления приёма достаточно перенести сведения в личную карточку и учётные системы. Суды поддержали предписания РКН об избыточности копий: постановление 15ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 (копии паспорта, СНИЛС, свидетельств о браке и рождении, военного билета признаны избыточными даже при согласии работника) и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 (банк, копии страниц паспорта и военного билета; согласие работника основанием не признано, свидетельства о браке и рождении отнесены к данным о национальности по ч. 1 ст. 10 152-ФЗ). Практика датирована 2013–2014 годами, более новых судебных актов по копиям в личных делах не найдено, но подход РКН не менялся.

Исключения, когда копия обоснована: документ об образовании для должностей с квалификационными требованиями (отдельной позиции регуляторов по копии диплома не найдено), документы для льгот и вычетов, копии, которые требует отраслевой закон или контролирующий орган. Если копия помещена в личное дело, она хранится с ним 50/75 лет (ст. 445 Перечня, утв. приказом Росархива № 236; состав личного дела негосударственная организация определяет локальным актом), поэтому её наличие должно быть осознанным решением.

Практические шаги: перечислить в локальном акте, какие копии и зачем снимаются; получать на них отдельное письменное согласие; паспорт не копировать целиком, если нужны только реквизиты; запретить хранение сканов в почте и на сетевых дисках.