Сколько хранить резюме и анкеты тех, кого не взяли на работу: 30 дней или год?

Перечень — подзаконный акт, принятый на основании закона об архивном деле, и обязанность хранить архивные документы в установленные сроки следует из ст. 17 125-ФЗ. Роскомнадзор в письме от 02.03.2020 № 13677-02-11/77 прямо не сказал, какой срок применять, но указал, что 152-ФЗ не регулирует хранение архивных документов (п. 2 ч. 2 ст. 1) и что документ становится архивным только после решения о его включении в дело при закрытии дела, а не все сведения о соискателях вообще подпадают под признаки архивного документа. Отсюда рабочий подход (это рекомендация, а не позиция Росархива): если отбор оформлялся документально и эти документы включены в номенклатуру дел, они хранятся по ст. 438; данные о кандидатах в системе подбора, почте и мессенджерах, которые в дела не входят, уничтожаются в 30 дней. Судебной практики по соотношению ст. 438 Перечня и ч. 4 ст. 21 не найдено.

Кадровый резерв — отдельная цель. Включать в резерв можно только с согласия соискателя, в котором указан срок; соискателя знакомят с условиями резерва, сроком хранения и порядком исключения (позиция РКН). Сроки ст. 439 Перечня не отменяют согласия на резерв и указанного в нём срока. Для работников, уже состоящих в штате, включение в резерв допустимо, если это предусмотрено трудовым договором.

Практические шаги: в номенклатуре дел решить, формируются ли дела по отбору; в системе подбора — автоматическое удаление через 30 дней после статуса «отказ», если нет согласия на резерв; согласие на резерв с конкретным сроком (например, 1 год) и напоминанием о продлении; уничтожение подтверждать актом по приказу РКН № 179.