Бумажный журнал посетителей и пропуска в бизнес-центре: это законно и нужно ли согласие?

Что можно записать: ФИО, организацию, к кому и во сколько пришёл, серию и номер документа, если это предусмотрено порядком пропуска. Чего нельзя или не следует: копировать записи из журнала (п. 8 ПП № 687), копировать и фотографировать паспорт, вносить избыточные сведения (адрес, дату рождения), вести журнал без утверждённого порядка. Частная охрана вправе проверять документ только в объёме, установленном правилами объекта (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1 прямого права проверять паспорт не даёт), поэтому порядок пропуска должен быть утверждён владельцем здания и доведён до охраны. Если охрана сторонняя, с ЧОП заключается договор поручения по ч. 3 ст. 6. Отдельной позиции Роскомнадзора по бизнес-центрам при сверке не найдено; обзоры практики исходят из тех же норм ПП № 687.

Как только журнал ведётся в компьютере или данные посетителей заносятся в систему контроля доступа, это уже автоматизированная обработка: нужны уведомление в РКН (с 2022 года исключение для однократных пропусков из ч. 2 ст. 22 исключено, Q134), уровень защищённости и остальной комплект (Q135). Постоянные пропуска работников арендаторов с фото — вопрос работодателя и владельца здания (ст. 88 ТК РФ, Q86, Q87 о видеонаблюдении).

Практические шаги: утвердить порядок пропускного режима с составом данных и сроком хранения журнала (срок определяет оператор; нормативного подтверждения распространённого срока в 1 год в источниках блока не найдено); завести журнал с закрытыми строками; запретить копирование паспортов во внутренней инструкции охраны; уничтожать заполненные журналы по акту (Q15).